Taktický zoznam plánovania dní, týždňov a projektov

Rok 2017 bol pre mňa v práci dobrým rokom. Najdôležitejším spôsobom, ako som bol schopný sa povýšiť, bol proces plánovania, vykonávania a kontroly. Po rokoch drotárstva s mnohými rôznymi metódami produktivity som pristál v bulletinovom bulletinovom systéme, ktorý ma neustále sústreďuje na správne úlohy.

Chcem vám ukázať, ako všetko naplánujem na začiatku dňa, týždňa a ako štruktúrujem svoje projektové cykly. Všimnite si, že ide o výrazne minimalistický štýl, ktorý sa líši od mnohých bulletinov o bulletinoch, ktoré uvidíte na Facebooku a Instagrame. Je to zámerne, pretože viem, že ak trávim veľa času tým, že to vyzerá pekne, strávim menej času skutočnou prácou, ktorú píšem.

Veľký obrázok

Každý mesiac začína jednou stránkou, v ktorej sú uvedené všetky dôležité dátumy, udalosti, projekty a termíny. Chcem to zostať jednoduchý, aby som videl všetko rýchlo a jasne.

Mám sekcie pre udalosti a narodeniny, pracovné projekty, vedľajšie ruchy a rozvoj. Vedľa každej úlohy alebo medzníka je začiarkavacie políčko, ktoré koreluje s počtom opakovaní, napríklad dva políčka pre dve nové videá YouTube.

Všimnite si, že vedľa akéhokoľvek cieľa nie je nijaká súvisiaca úloha alebo plánovanie, a to je zámerné. Je to preto, že plánovanie všetkých týchto vecí sa deje v týždennom a dennom procese alebo v dávke projektu, ktorej bolo priradené. Táto stránka slúži iba na ilustráciu.

Stručný prehľad mesiaca

Plánovanie týždňa

Týždeň plánujem s ďalším listom so zoznamom denných programov schôdzí, termínov a udalostí. Opäť je to veľmi jednoduché, takže sa môžem sústrediť na prácu. Na jednej stránke je mojich 10 blokov (viac o tom ďalej) a ďalšou je denná agenda s hlavnými úlohami.

Týždenný prehľad časových blokov a programov

Plánovanie dňa

Svoj deň som plánoval pomocou stĺpcového grafu, a hoci sa mi tento systém z vizuálneho štýlu naozaj páčil, zistil som, že väčšinou zaplňuje miesto v mojom notebooku. Jedným z mojich domácich maznáčikov na notebookoch je plytvanie priestorom, a preto som tento systém pomaly zlikvidoval pre jednoduchú agendu. Týmto spôsobom vidím stretnutia, termíny a tímové úlohy, ktoré mám v danom čase, bez toho, aby som mal veľké kusy plytvania priestorom.

Ďalšou a najdôležitejšou časťou dňa sú moje najdôležitejšie úlohy. Tie idú na pravú stranu stránky a smím zadávať iba 3–5 úloh za deň. To zaručuje, že budem schopný venovať osobitný čas a sústrediť sa na tieto úlohy. Každý deň musí začať skúmaním mojich najvýznamnejších úloh a potom začať pracovať na ich plnení.

Pretože mnohí moji spoluhráči sú za mnou v časových pásmach a mám tendenciu začať pracovať skoro, môžem sa spoliehať na 1-2 hodiny nepretržitého zamerania na svoje hlavné úlohy. Čokoľvek, čo sa v tomto bloku nedokončí, sa dá poobede ďalšia hodina alebo dve sústredené hodiny v závislosti od toho, čo sa počas dňa stalo.

Denná agenda a hlavné úlohy

Ak je úloha súčasťou väčšieho projektu, na ktorom pracujem, zvyčajne ide o určitý druh čiastkovej úlohy, ktorá súvisí s celkovým medzníkom. Na vyššie uvedenom obrázku je nová úloha fakturačných krokov dobrým príkladom. Je to menšia časť celkového projektu na palube. Vypísanie nových fakturačných krokov a možností bude trvať niekoľko hodín a tento týždeň som väčšinu z toho urobil v pondelok, potom som úlohu migroval do utorka na dokončenie.

Pre symboly úloh používam pôvodnú metódu Bullet Journal, ktorú vytvoril Ryder Carroll, a ktoré sú:

● Nová úloha
✱ Dôležitá úloha
✖︎ Dokončená úloha
▶ task Migrovaná úloha do nasledujúceho dňa

Dôvod, prečo si chcem ponechať všetky svoje hlavné úlohy v jednom stĺpci pre tento týždeň, je ten, že mi pomáha sledovať, ktoré úlohy sa plnia a ktoré sú vytlačené. Môže sa to zdať zrejmé, ale keď je úloha na rovnakom stĺpci a na tej istej stránke a vy si ju musíte neustále zapisovať, vedie ma k tomu, aby som kládla ťažké otázky, prečo ju stále ukladám. Napísanie na novú stránku má pre mňa dosť čerstvosti, že by sa dalo označiť ako nové, ale jej ponechanie na tej istej stránke odstráni ten kúsok duševného podvodu.

10 blokov týždenne

Toto je moja najobľúbenejšia súčasť týždenného plánu, a to tak pri vykonávaní, ako aj pri disciplíne. Jedného dňa som bol v sprche, keď som si myslel: „Tento týždeň som nadmerne zaviazal svoj vedierko na stretnutie“. Uvedomil som si, že každý týždeň v zásade prideľujem čas a úlohy, ktoré mám, do rôznych vedier a neuvedomovanie si, keď sa niečo naplnilo, viedlo k problémom s hranicami a nadčasom.

Pretože vedrá je ťažké čerpať a zaberajú veľa času, namiesto toho som začal používať myšlienku časových blokov. Je to skutočne ďalšia iterácia metódy stĺpcového grafu, ktorú som použil predtým. Ak pracujem 40 hodín týždenne, mám štyri 10-hodinové bloky času na zaviazanie sa rôznym projektom a zodpovednostiam.

Týždenné bloky, agenda a hlavné úlohy

Teraz dokážem diktovať, ktoré bloky času sa môžem venovať rôznym úlohám a povinnostiam, a mať doslovný rozchod, keď niečo nie je v rovnováhe alebo sa blíži maximálny čas blokovaný. Ak som na stretnutiach v pondelok a utorok, ktoré už využili 75% tohto bloku, mal by som povedať nie tímu 1: 1 so spoluhráčom a naplánovať to na budúci týždeň. Niektoré úlohy, ako napríklad podpora zákazníkov a palubný projekt, potrebujú viac blokov, a to je dobré! To sú moje najdôležitejšie úlohy a vyžaduje si najmenej 50% môjho sústredeného času.

Cykly projektu

Inšpiráciou pre to je úžasný príspevok Basecampu o tom, ako štruktúrujú prácu a tímy. Je to prax, ktorú tiež dodržiavame na ConvertKit, a ja som uprostred toho, kto má palubnú dosku.

Začiatok 6-týždňového projektového cyklu

Predpokladom cyklu je stráviť šesť týždňov na projekte a stať sa skutočne zručnými pri zisťovaní, čo možno v tom čase dokončiť. Môj priateľ Shawn Blanc to vyskúšal v roku 2017 po účasti na workshope v Basecampe (Nathan Barry išiel do jedného) a jeho podnikanie sa úplne zmenilo. Jason Fried hovorí v príspevku:

Predtým, ako sa nejaký projekt zahrnie do cyklu, už sme si uvedomili, čo si myslíme, že je šesťtýždňová verzia. Nezahrnujeme plánovanie do času cyklu - všetko plánovanie a posudzovanie sa deje na ihrisku. Musí sa to stať skôr, ako bude práca naplánovaná tímom. Týmto spôsobom je šesť týždňov celá implementácia a vykonanie.

Zistil som, že riešenie skutočne veľkého jediného cieľa na rok je pre mňa príliš veľa na prácu. Videl som všetko jedno slovo, jeden cieľ a výskum a úplne to dáva zmysel. Len som nebol schopný urobiť taký záväzok.

6–8 týždňové projektové cykly sú skvelým spôsobom, ako dosiahnuť pokrok a odoslať niečo v časovom rámci, ktorý je vždy hmatateľný a skutočný. Môžem naplánovať šesť týždňov a každý týždeň sa cíti dôležitý, čo znamená, že každý deň je dôležitý. Dlhšie ako to a pre mňa je ľahšie oneskoriť alebo odkladať úlohy.

Konečné cesty

Hlavné postupy, ktoré som v priebehu rokov vyvinul, sú pre mňa špecifické. Dúfam, že nájdete iných, ktorí pre vás pracujú. Často berieme prácu a praktiky iných ľudí ako zlatý lístok pre vlastnú produktivitu, ale to je len polovica bitky. Cieľom nie je stať sa druhou osobou, ale zhromaždiť a spojiť zhromaždenú múdrosť vášho tvorivého rodokmeňa spôsobom, ktorý vám vyhovuje! Ako som už povedal, som presvedčený, že v mojom systéme sú najdôležitejšie štyri zásady.

Vždy pracuje

jednoduchosť

Všetci sme videli nádherné rozpätia bulletinov a komplikované hodnotenie a priority produktivity. Osobne v nich neverím. Je lepšie mať jednoduchý systém úloh, ktorý vám umožní stručne sa pozrieť na to, čo je dôležité, aby ste na ňom mohli začať pracovať. Všetko ostatné sa skrýva alebo zdržuje.

Jednopĺpcové hlavné úlohy

Odkazoval som na to vyššie, jediný stĺpec na tej istej stránke mi pomáha sledovať, ktoré úlohy sa plnia a ktoré sú tlačené preč. Keď to musíte neustále písať, vedie ma k tomu, aby som kládol ťažké otázky o tom, prečo to stále odkladám. Opäť žiadne skrytie alebo tlačenie na novú stránku.

Blokovanie hraníc

Miloval som to mať ako meradlo pre môj týždeň. Začína sa tým, že sa ukáže, kde môj čas musí uplynúť na začiatku týždňa, a potom ho sleduje v priebehu dní. Trvalo mi asi mesiac, kým som presne povedal, na ktoré úlohy je potrebné priradiť jednotlivé bloky. Pravdepodobne budete mať rovnaké skúsenosti. Vedieť, kam potrebuješ čas, je neuveriteľne cenné. Zistil som, že mi v tom čase pomáha byť disciplinovanejší.

Recenzie na konci dňa

Dva dôvody na to: po prvé, je to, že nútim posúdiť, kde som strávil svoj čas a či som bol dostatočne disciplinovaný vo svojich úlohách a projektoch. Ak nie, s akou hlavnou úlohou musím začať nasledujúci deň?

Druhým dôvodom je skutočnosť, že preskúmanie dňa v zásade vedie k jeho uzavretiu. To je také dôležité! V minulosti som to neurobil a pre mozog je preto veľmi ťažké vypnúť pracovný režim. Ak nie som v pracovnom režime, nemôžem byť s mojou rodinou alebo chodiť spať v primeranú hodinu, a to je pre mňa naozaj dôležité.

Ďakujeme za prečítanie môjho príbehu o tom, ako plánujem a realizujem svoje týždne, dni a projekty! Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako pracujem a o projektoch, ktoré dodávame v službe ConvertKit, chcel by ste mať môj kanál YouTube na stránkach YouTube.com/MattRagland. Uvidíme sa tam!