Tím pre dokumentáciu: Ako delegovať úlohy

od ClickHelp - najlepší nástroj na tvorbu obsahu

Je čas prijať fakty: nemôžete to urobiť všetko sám. Ako ste skúsení a orientovaní na úlohy, žonglovanie viacerých projektov naraz vám môže zaplatiť daň. Musíte dovoliť ostatným, aby vám pomohli a zbavili sa vašich tlakov zo svojich ramien.

Delegovanie úloh však nie je také jednoduché, ako sa môže zdať. Musíte nájsť perfektného technického spisovateľa pre danú prácu, aby výsledkom bol vynikajúci výkon. Ak napríklad stlačíte čas, vyhľadajte spisovateľa s najnižšou pracovnou záťažou a najrýchlejšou pracovnou rýchlosťou.

A čo je najdôležitejšie, musíte sa vyhnúť tomu, aby ste upadli do jednej z týchto dvoch pascí: mikromanažovanie celého procesu dokumentácie používateľa alebo nezabezpečenie riadneho dohľadu nad tímom.

Tento článok vás naučí, ako sa v jednom z týchto scenárov vyhnúť zachyteniu.

Základy delegovania

Musíte sa naučiť, ako svojmu tímu prideliť jasné úlohy, vyjadriť očakávania a stanoviť termíny. Musíte tiež implementovať systém sledovania, ktorý vám umožní dať autonómiu osobe, ktorá dokončí úlohu, a zároveň musí byť schopný na ne dohliadať.

Nechápte však nesprávny nápad. Ste stále súčasťou pracovného procesu a ak sa objavia nejaké otázky, musíte sa dať k dispozícii svojmu tímu. Užívateľská dokumentácia môže mať mnoho zložitých foriem v závislosti od témy alebo zámeru, ktorý je za obsahom, takže je celkom možné, že k danému projektu budete musieť priradiť dve alebo viac ľudí.

Je celkom dôležité, aby vedúci vedel, aké sú schopnosti jeho tímu. Skúste použiť náš blogový príspevok o kľúčových schopnostiach pre technických autorov na analýzu vlastného tímu. Vždy je užitočné mať na pamäti tento obrázok.

Päť krokov delegácie

Tu je niekoľko vecí, ktoré vám môžu uľahčiť proces delegovania a vyhnúť sa nepríjemnostiam.

  • Úlohy sú individuálne: Keď poviete svojmu tímu, čo majú robiť, je efektívnejšie priradiť každú úlohu osobe priamo a skontrolovať, či sú všetci na tej istej stránke. Poskytnite jasné a presné pokyny, aby mohli plniť svoje povinnosti. Napríklad jedna osoba je zodpovedná za písanie nových tém, druhá za vytváranie inštruktážnych videí atď.
  • Dajte im väčší obrázok: Vždy je ľahšie pracovať na niečom, ak viete, aké sú ciele. Obzvlášť, keď hovoríme o zložitej úlohe, ako je vytvorenie vedomostnej základne, každý člen tímu by si mal byť vedomý výsledkov, ktoré musí dosiahnuť.
  • Dajte termíny a držte sa ich: Je veľmi dôležité hneď od začiatku povedať svojmu tímu, koľko času môžu na niečom pracovať. Vysvetlite, ako je dôležité, aby sa pri svojej práci včas venovali korelácii s inými procesmi vášho podnikania.
  • Používajte prehľady pravidelne: Keď delegujete, aktívne sa nezúčastňujete na plnení každej úlohy, ale musíte mať prehľad o tom, čo sa deje. Najlepším spôsobom, ako to dosiahnuť, je požiadať členov tímu, aby poskytli správy o svojom pracovnom stave. Ako taký môžete mať prehľad o postupe a zasiahnuť, kedykoľvek musíte, čím vám umožní zostať v rámci svojho dokumentačného plánu.
  • Povedzte im, ako vás môžu kontaktovať: V ideálnom prípade by týždenné stretnutie nemalo byť jedinou šancou, s ktorou sa váš tím dostane do styku s vami. Potrebujú vedieť, že v prípade, že sa niečo stane, môžu sa vás rýchlo zmocniť.

Je potrebné uviesť, že uchovávanie väčšiny takýchto informácií na jednom mieste je skvelý nápad. Zamyslite sa teda nad vytvorením dokumentačného plánu, ktorý by zamestnancom poskytol niečo, na čo sa majú odvolávať.

Venujte zvýšenú pozornosť pracovnému prostrediu - uistite sa, že máte všetky správne nástroje na lepšie a rýchlejšie delegovanie. Mnoho nástrojov na tvorbu obsahu obsahuje funkcie, ktoré zlepšujú tok práce v tíme a umožňujú efektívnejšie delegovanie úloh, rovnako ako funkcie tímovej práce v nástroji ClickHelp.

Je to o dôvere

Delegácia neznamená, že manažér na ničom nepracuje. Súvisí to viac so samotným konečným výsledkom.

Medzi delegátmi a ich tímom musí existovať určitá úroveň dôvery. Túto techniku ​​nemôže nahradiť žiadna technika riadenia.

Veľa šťastia pri vašom technickom písaní!
ClickHelp Team

Pôvodne uverejnené na adrese clickhelp.co.