Uniknite tyranii zoznamu úloh: ako naplánovať svoje priority, nie váš čas

Pôvodne uverejnené na JOTFORM.COM

Budovanie spoločnosti vytvára rušný rozvrh. Neexistuje takmer žiadny spôsob, ako sa tomu vyhnúť.

Ale verím, že sme sa učili, ako správne riadiť svoj čas.

Od chvíle, keď máme domáce úlohy, futbalové tréningy alebo hodiny klavíra, sa dozvieme, že riadenie času znamená uprednostňovanie toho, čo je v našom rozvrhu.

Ako však hovorí Stephen Covey, kľúčom je naplánovať naše priority.

Výskum ukazuje, že iba 17% obyvateľstva dokáže presne odhadnúť, koľko času bude úloha vyžadovať.

Toto je známe ako klam plánovania alebo „pozitívna zaujatosť“, ktorá nás vedie k obrovskému podceneniu toho, koľko času potrebujeme na splnenie každej úlohy. Napríklad by sme mohli vyhradiť tri hodiny na napísanie prezentácie a potom si uvedomiť, že samotný výskum bude trvať štyri.

V štúdii pozitívnej zaujatosti na University of Waterloo účastníci demonštrovali plánovaný omyl tým, že poskytli rovnaké časové odhady realistických pracovných scenárov (ktoré nevyhnutne zahŕňajú prestávky, výzvy a rozptýlenie), ako to robili v prípade najlepších scenárov.

Zdá sa, že často nevieme, ako dlho bude úloha trvať. Možno by sme mali prestať úplne odhadovať.

V mojej spoločnosti, JotForm, sme takmer nikdy nepridelili termíny projektov. Produkovanie skvelej práce pre nás znamená viac ako začiarknutie políčka „hotové“. Naše tímy majú slobodu vyskúšať nové nápady, objavovať dotyky a nájsť riešenia, ktoré pracujú pre našich 4,3 milióna používateľov - bez toho, aby ste museli počkať hodiny.

Ako slávne povedal bývalý prezident USA Dwight D. Eisenhower,

„Čo je dôležité, je zriedkavo naliehavé a čo je naliehavé, málokedy dôležité.“

Dodržiavaním predpísaného harmonogramu (ktorý len zriedka dobre odhadujeme) môžeme spadnúť do tej istej pasce, ktorá sa dodáva so zoznamami úloh.

Zrušenie nekonečného zoznamu úloh môže byť lákavým spôsobom, ako sa vyhnúť dôležitej práci. A ak je plánovaný časový blok pre kľúčovú úlohu príliš krátky, náš deň sme už strávili otroctvom nad nepodstatným kontrolným zoznamom.

Napriek tomu mi neustále pripomínajú, že úlohy, ktorým sa vyhýbame, sú zvyčajne najdôležitejšie - a pravdepodobne nám pomôžu dosiahnuť vyššiu úroveň produktivity.

Môžeme dosiahnuť stavu toku - intenzívne zameraného, ​​takmer meditatívneho obdobia koncentrácie - honovaním v kritických úlohách. Je však menej pravdepodobné, že dôjde k toku za prísnych časových obmedzení.

Napriek tomu by sme sa nemali vzdať výlučne riadenia času.

Namiesto spoliehania sa na zoznam úloh alebo nepresného odhadu časových blokov môžeme naplánovať deň tak, aby sme dosiahli osobný špičkový výkon.

Tu sú tri spôsoby, ako si tento prístup vyskúšať sami.

Krok 1: Uprednostnite skôr dôležité, ako naplánovať naliehavé

„Nikdy nie je dosť času na všetko, ale vždy je dosť času na to najdôležitejšie.“ - Brian Tracy

Aj keď môže byť skľučujúce nechať váš rozvrh otvorený energetickým zmenám, je to rozhodujúci aspekt dosiahnutia špičkového výkonu. Ale skôr, ako budete môcť riadiť svoj výkon, musíte vedieť, na čo treba uprednostniť.

Eisenhower pochopil rozdiel medzi dôležitými a naliehavými úlohami. Dokonca vyvinul rozhodovaciu maticu Eisenhowera na rozlíšenie medzi úlohami, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, a úlohami, ktoré potrebujú čas - rozlíšenie, ktoré môže pri nesprávnom pochopení zakrývať našu produktivitu.

Rozhodovacia matica (ktorú propagoval aj Stephen Covey) má štyri kvadranty. Každý kvadrant predstavuje spôsob, ako kvalifikovať úlohy.

Zdroj: Rutger W. Quak

Prvým kvadrantom je krízový kvadrant, v ktorom sú úlohy naliehavé a dôležité. Život v kvadrante 1 môže viesť k stresu, vyhoreniu a iným problémom.

Covey naznačuje, že ľudia, ktorí trávia väčšinu času v Kvadrante 1, nájdu úľavu iba v Kvadrante 4, kde úlohy nie sú dôležité alebo naliehavé.

Kvadrant 3 predstavuje úlohy, ktoré sú naliehavé, ale nie dôležité, napríklad žiadosť o prieskum, ktorá vyprší nasledujúci deň. V tomto kvadrante môžeme pomýliť naliehavosť a dôležitosť a úlohy sú zvyčajne založené na očakávaniach a prioritách iných ľudí. Toto je nebezpečné miesto, ktoré môže rýchlo stratiť čas.

Nakoniec, kvadrant 2 obsahuje úlohy, ktoré sú dôležité, ale nie sú naliehavé. Ako hovorí Covey, „Kvadrant 2 je srdcom efektívneho osobného riadenia.“

Skutočne produktívni pracovníci sa starajú o úlohy v kvadrante 1, ale zameriavajú sa na kvadrant 2. V tomto prípade sa zameriavame na príležitosti, myslíme preventívne a dávame si priestor na dokončenie dôležitej práce.

Použitím matice na definovanie našich úloh môžeme začať chápať, do akej miery si každý projekt zaslúži viac času než času. Ako hovorí Covey, „výzvou nie je spravovať čas, ale riadiť seba.“

Inými slovami, pochopenie našej vlastnej schopnosti produktívne pracovať na úlohe je užitočnejšie než plánovanie jej trvania.

Koučovanie nových tímov je pre mňa dôležitou, ale nie naliehavou úlohou kvadrantu 2. Keď vytvoríme nový, viacúčelový tím so 4 až 5 ľuďmi, sú zmätení a nemajú smer. Dozvedel som sa, že ak ich necháme na pokoji, ich práca je často rozptýlená a suboptimálna.

Ale ak naplánujem aj 15-minútové týždenné stretnutia, aby prediskutovali svoje projekty, poskytli usmernenie a preskúmali, v čom je ich práca dôležitá pre spoločnosť, rýchlo sa stali súdržnými a produktívnymi.

Krok 2: Spravujte svoje vrcholy

Akonáhle budete vedieť, ako identifikovať základné úlohy, môžete strategizovať, ako dosiahnuť špičkový výkon. Tu môžeme využiť našu úroveň prirodzenej energie.

Všetci vieme, kedy práca tečie. Steny padajú, sme hlboko zameraní a naša práca nás fascinuje; toto je ideálne. Je zrejmé, že nemôžeme ignorovať naliehavé (a niekedy monotónne) úlohy, ktoré udržujú naše spoločnosti v prevádzke, ale vieme rozpoznať, kedy pracujeme v zaneprázdnenom a nezaviazanom čase.

Keď sa zaoberáme dôležitými projektmi a pracujeme na nich počas našich špičkových hodín, zvyčajne pracujeme dlhšie a počas cesty sa stretávame s menšou vyhorením. Minimalizácia času bez práce môže tiež zvýšiť našu energiu a jazdu.

Napríklad štúdia spoločnosti Dale Carnegie zistila, že spoločnosti so zamestnanými zamestnancami prekonávajú podniky bez 202%.

Penelope Trunk, známy tréner kariéry a spoluzakladateľ spoločnosti Quistic, dokonca naznačuje, že môžeme čas rozdeliť na základe toho, čo radi robíme a čo nerobíme.

Rozdelenie dňa je skvelý spôsob, ako zvýšiť produktivitu. Úlohy, ktoré vás baví, môžete použiť ako odmenu za splnenie tých, ktoré vás nezaujímajú. A ak sa ťahajú ďalej, choďte ďalej - trávte toľko času, koľko len môžete robiť, čo vás baví, pretože tieto aktivity pravdepodobne spadajú do kvadrantu 2.

Aj keď nemôžeme ignorovať to, čo nás baví, často sa môžeme rozhodnúť, kedy to urobíme. Načasovanie projektu môže predstavovať až 20% kognitívnych variácií výkonnosti. Veda dokazuje, že existujú dôvody, prečo by ste mohli o 10:00 rozdrviť náročnú úlohu, ale o 15:00 sa snažíte dosiahnuť cieľovú čiaru.

Podľa Daniela Pinka 75% ľudí prežíva svoje dni v troch fázach: vrchol, koryto a doba na zotavenie. Ďalších 25% to prežíva opačne: zotavenie, koryto, potom vrchol. Sledovaním našich denných fáz dokážeme objaviť naše hodiny špičkového výkonu.

Vytvorte tabuľku a zaznamenajte si hladinu energie po celý deň. Sledujte, ako sa vaša kreativita, zameranie a záujem odlivajú a plynú, potom vyhľadajte vzory počas celého týždňa.

Po definovaní špičkových časov ste pripravení zarobiť si tieto vzácne hodiny.

Krok 3: Vyberte si svoju stratégiu

Majte na pamäti, že vaša profesionálna rola môže ovplyvniť aj to, ako pracujete. Paul Graham verí, že existujú dva druhy plánov: rozvrh výrobcu a rozvrh manažéra.

Rozvrh manažéra sa riadi stretnutiami. Manažéri zvyčajne pracujú v kratších časových intervaloch, pričom kalendáre sú prerušované častými schôdzkami.

Tvorcovia, ako sú spisovatelia a programátori, sa zvyčajne snažia byť produktívni s časovým rozvrhnutím manažéra. Potrebujú veľké kusy času (ak je to možné hodiny), aby sa dostali hlboko do práce a riešili tvorivé problémy.

Ak sa od vás očakáva dodržanie harmonogramu manažéra, ale najlepšie pracujete s časovým rozvrhnutím výrobcu, spoločnosť Graham navrhuje vytvorenie úradných hodín, ktoré vám umožnia žiť v oboch svetoch.

Ak ste splnili rozvrh manažéra, ale hľadáte viac času, zvážte implementáciu rezervy na stretnutie. Pre každé naplánované stretnutie si pre seba postavte ďalších 15 minút. Môže to byť tiež skvelý spôsob, ako dobehnúť naliehavé úlohy bez toho, aby sa im umožnilo rozdeliť na dôležité.

V spoločnosti JotForm sa snažíme dodržať časový rozvrh výrobcu, ale uznávam, že potrebujem hybridný kalendár. Do popoludní budujem riadiace hodiny a v prvej polovici dňa pracujem ako tvorca. Vtedy blokujem posvätný čas na hlbokú prácu.

Plánovanie denných, týždenných alebo mesačných pracovných stretnutí zaisťuje, že budete mať vždy dostatok priestoru na dobrú prácu.

Môžete tiež vyskúšať plánovací systém, napríklad The Da Vinci Schedule, ktorý kolíše medzi tvrdou a mäkkou hlbokou prácou, alebo si môžete zostaviť prispôsobenejší rozvrh s 3 dňami sústredenej práce.

Nech sa rozhodnete čokoľvek, nezabudnite uprednostniť svoje vlastné hodiny pracovného času a prácu, na ktorej vám záleží, nie to, čo vám môže váš zoznam úloh diktovať.

Na extra míle je len veľmi malá premávka

Keď zarobíme na vlastných špičkách, pravdepodobne vyrobíme kvalitnejšiu a dôslednejšiu prácu. Navyše sa môžeme prihlásiť ďalšie hodiny (v prípade potreby) bez vyhorenia.

Nezabudnite, že vaše špičkové hodiny sa môžu časom meniť. Čo super nabité vaša produktivita tento mesiac môže vybiť batériu budúci mesiac. Pokúste sa zostať v súlade s úrovňou energie a rešpektujte tieto prirodzené zmeny.

Vyhodnoťte, upravte a pokračujte vpred.

Možno vás ohromí, čo môžete dosiahnuť.